De flesta tjänster som du kan köpa varierar i pris beroende på vad du får. Men när det gäller att fakturera som privatperson är det inte alltid lika självklart vad det egentligen är du betalar för. Skillnaden i pris mellan olika lösningar kan vara stor, men priset säger inte allt.
Det finns allt från gratis digitala plattformar till tjänster som tar 10–15 procent av varje intäkt. Att förstå vad prisskillnaderna beror på gör det enklare att välja rätt.
Tjänstens omfattning styr oftast priset
Den största prisskillnaden beror på vad som ingår i tjänsten. Om du bara behöver hjälp att skriva och skicka en faktura finns det enkla lösningar som kostar någon hundralapp per månad eller ingenting alls. Då får du oftast själv se till att redovisa skatten, betala sociala avgifter och hålla reda på alla bokföringsunderlag.
Omvänt finns tjänster där du får betalt direkt, där all administration hanteras åt dig och där arbetsgivaravgifter och skatter dras automatiskt. Då landar priset ofta mellan 6 och 12 procent av fakturabeloppet, ibland mer om du väljer till extra försäkringar eller pension.
Mellan de här ytterligheten finns nästan varje tänkbar kombination. En del erbjuder fakturahantering och hjälp med skattedeklarationen, men du står fortfarande som ansvarig. Andra agerar helt och hållet som din formella arbetsgivare.
Vem som blir ansvarig inför Skatteverket
En avgörande faktor är vem som formellt sett blir arbetsgivare. Om du fakturerar i ditt eget namn, oavsett vilken tjänst du använder för att skicka fakturan, är du fortsatt personligt ansvarig för att betala in skatt och arbetsgivaravgifter.
Om tjänsten däremot anställer dig tillfälligt för uppdraget blir de arbetsgivare. Det innebär att de betalar in allt åt dig, gör löneavräkning och skickar en lönerapport till Skatteverket varje månad. Då slipper du själv hantera någon administration alls, men det kostar naturligtvis mer eftersom företaget tar över både ansvar och administrativa kostnader.
I praktiken är den här skillnaden ofta det som förklarar varför vissa tjänster tar betalt per faktura medan andra tar en procentandel av intäkten.
Hur snabbt du får betalt
Betalningsvillkor brukar vara 30 dagar på de flesta fakturor. Men om du använder en tjänst som betalar ut pengarna direkt till dig tar de på sig hela kreditrisken. Det betyder att de måste vänta in betalningen från din kund, samtidigt som du redan fått dina pengar.
Den risken och de kapitalbindningskostnader som följer är en del av prissättningen. Tjänster som erbjuder omedelbar utbetalning har därför oftast högre avgifter än de som betalar ut först när kunden betalat fakturan.
Det finns också mellanlösningar där du kan välja att få ut pengarna snabbare mot en extra avgift, eller vänta till betalning kommit in och slippa den kostnaden.
Försäkringar och trygghet
Många tjänster erbjuder försäkringar som en del av paketet. Det kan röra sig om inkomstförsäkring vid sjukdom, arbetsskadeförsäkring eller till och med tjänstepension. I vissa fall är de obligatoriska, i andra frivilliga tillval.
Försäkringar kostar pengar, och om de ingår i tjänsten syns kostnaden antingen i form av högre procentavgift eller som en separat post på din utbetalning. Även om du kanske inte ser priset direkt är det inbakat någonstans.
Om du redan har egna försäkringar eller inte behöver dem kan det vara värt att leta efter en tjänst där de inte ingår. Då betalar du inte för något du ändå inte använder.
Hur många fakturor du skickar
Vissa tjänster har fasta månadsavgifter, andra tar betalt per faktura, och en del kombinerar de båda modellerna. Om du fakturerar ofta kan en fast avgift bli billigare, även om den verkar hög i utgångsläget. Skickar du däremot bara ett par fakturor om året blir en låg avgift per tillfälle fördelaktigare.
Det finns också tak och golv hos vissa leverantörer. En tjänst kan till exempel ta 10 procent, men minst 50 kronor per faktura. Det gör låga belopp dyra i förhållande till vad du får ut, medan stora uppdrag blir rimligare.
Vilka tekniska funktioner som ingår
En enkel fakturatjänst kan innebära att du fyller i ett formulär, skickar och sedan själv följer upp betalningen. En mer avancerad tjänst kan erbjuda automatiska påminnelser, integration med bokföringsprogram, möjlighet att hantera underlag för moms eller export av data till deklarationen.
Fler funktioner kostar oftast mer att utveckla och underhålla, och det syns i priset. Om du bara behöver en enstaka faktura en gång om året är det onödigt att betala för avancerade funktioner. Men om du fakturerar regelbundet kan det vara värt extra kostnad för att slippa dubbelarbete.
Det kan också finnas skillnader i användarupplevelse och support. En tjänst med lättillgänglig kundtjänst och tydliga gränssnitt kan göra att du sparar tid, även om priset är något högre.
Moms och internationella uppdrag
Om du fakturerar inom Sverige till svenska företag är momshanteringen relativt enkel. Men om du ska fakturera utomlands eller hantera omvänd skattskyldighet blir det genast mer komplicerat.
En del tjänster hanterar moms åt dig och ser till att allt redovisas korrekt gentemot Skatteverket. Andra kräver att du själv håller reda på vad som gäller. Den som tar hand om momsredovisningen åt dig tar oftast betalt för det, antingen genom högre avgift eller som ett separat tillägg.
För internationella uppdrag kan det också tillkomma valutaväxling och avgifter för gränsöverskridande betalningar. Det är något att fråga om innan du väljer tjänst om du vet att du kommer fakturera utanför Sverige.
Skillnad mellan tjänster och egenanställning
Egenanställningsföretag fungerar som arbetsgivare åt dig, och tar hand om allt från lönebesked till arbetsgivardeklaration. De tar ofta en fast procent av din faktura, vanligtvis mellan 5 och 10 procent, plus ett administrationstillägg per månad.
Plattformar som Shoutly erbjuder en liknande modell där du kan fakturera utan att starta eget företag. Då blir du anställd för varje uppdrag, får lön istället för fakturabelopp, och slipper hantera bokföring eller skatt själv. Kostnaden ligger vanligtvis runt 8–12 procent beroende på vilka tillval du gör.
Skillnaden mot en vanlig fakturahanterare är att du blir anställd, vilket ger dig rätt till semester, sjuklön och andra anställningsförmåner om du uppfyller villkoren. Det kostar mer, men ger också mer trygghet.
Vad du faktiskt gör själv
En avgörande del av priset handlar om hur mycket arbete du själv lägger ner. En gratis tjänst kan vara billig i kronor, men dyr i tid om du måste sitta och fylla i deklarationer, bokföra varje transaktion och bevaka alla datum för inbetalningar.
En dyr tjänst som tar 12 procent kan däremot göra att du slipper allt det, och i praktiken kan du tjäna mer eftersom du lägger tiden på det du faktiskt är bra på istället för administration.
Det är också värt att tänka på vilken kompetens du har. Om du redan kan bokföring och är bekväm med skatteregler kan det vara ett enkelt val att sköta det själv. Men om du tycker det är krångligt och riskerar att göra fel kan en dyrare tjänst spara både pengar och huvudvärk på sikt.
När priset inte är det viktigaste
Det finns situationer där det billigaste alternativet inte är det bästa. Om du arbetar med känslig information eller har krav på fakturor som ska uppfylla vissa standarder kan det vara värt att välja en tjänst som har tydliga avtal, bra säkerhet och gedigen support.
För dig som reser mycket eller arbetar på olika platser kan det vara värt att välja en tjänst som fungerar smidigt i mobilen och som har support på flera språk, även om det kostar lite mer.
Och om du planerar att växa och kanske starta eget på riktigt längre fram kan det vara klokt att välja en tjänst som enkelt kan växa med dig, snarare än att byta varje år.
Så jämför du på riktigt
Det enklaste sättet att jämföra är att räkna på ett konkret exempel. Ta det belopp du tänker fakturera, dra av alla avgifter och se vad som blir kvar. Lägg sedan till den tid du måste lägga ner själv och vad den tiden är värd för dig.
Glöm inte att ta med kostnader som kommer senare, som bokföring, deklaration och eventuella försäkringar du behöver skaffa själv. En tjänst som verkar dyr i avgift kan visa sig vara billigare totalt sett om den inkluderar saker du annars måste köpa separat.
Fråga också vad som händer om något går fel. Vem ansvarar om en faktura inte betalas? Vad händer om du gjort fel i skattedeklarationen? En tjänst som tar ansvar för det kan vara värd en högre avgift.
Uppgifter om tjänster för att fakturera utan eget företag kommer från Shoutly.
